An bestimmte Unternehmen werden seit 01.01.2020 gerichtliche und verwaltungsbehördliche Schriftstücke nur noch elektronisch zugestellt. Auch ÄrztInnen haben sich mit der neuen elektronischen Zustellung (kurz „eZustellung“) auseinanderzusetzen und rechtzeitig die erforderlichen Vorkehrungen zu treffen. damit ÄrztInnen für diese Modernisierung gewappnet sind, hier das Wesentliche zusammengefasst:

1. Sind alle Unternehmen zur Teilnahme an der eZustellung verpflichtet?

Die Teilnahme an der eZustellung trifft bestimmte Unternehmen, wobei hierunter sowohl natürliche Personen, als auch juristische Personen und Personengesellschaften, -gemeinschaften und -vereinigungen, fallen, sofern die jeweiligen Unternehmen ihren Wohnsitz, gewöhnlichem Aufenthalt, Sitz oder ihre Geschäftsleitung in Österreich haben. Umfasst sind daher sowohl freiberuflich Tätige, freie Dienstnehmer, aber auch GmbH‘s und OGs. „Reine“ Privatpersonen müssen an der neuen eZustellung nicht teilnehmen.

Die Pflicht zur Teilnahme an der eZustellung haben Unternehmen dann nicht zu erfüllen, wenn sie nicht über die dazu erforderlichen technischen Voraussetzungen verfügen (etwa keinen Internet-Anschluss haben etc.) oder wenn sie der Teilnahme widersprechen. Ein solcher Widerspruch ist aber seit dem 01.01.2020 nur dann möglich, wenn die Umsatzgrenze zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen unterschritten wird (§ 1b Abs 4 E-GovG).

2. Welche behördlichen Schriftstücke werden elektronisch zugestellt?

Die eZustellung nach dem E-GovG bezieht sich nur auf Angelegenheiten, in denen die Gesetzgebung Bundessache ist, beispielsweise im Bereich Gesundheitswesen und Denkmalschutz. Zustellungen von gerichtlichen und verwaltungsbehördlichen Schriftstücken in Landes- und Gemeindesachen, wie etwa ortspolizeiliche Aufgaben und Baubewilligungen, werden daher derzeit auch nicht einheitlich angezeigt.

3. Wie erfolgt die Teilnahme an der eZustellung?

Welche Schritte das jeweilige Unternehmen zu setzen hat, hängt davon ab, ob das Unternehmen bereits bei einem Zustelldienst bereits gemeldet ist, oder FinanzOnline nutzt oder sich neu registrieren lassen muss.

Das Gericht oder die Verwaltungsbehörde kann nämlich nur dann elektronische Schriftstücke zustellen, wenn das verpflichtete Unternehmen, registriert ist. Die Übernahme in das Register (das so genannte „Teilnehmerverzeichnis“) erfolgt für Unternehmen, die bereits bei einem anderen Zustelldienst (bspw. FinanzOnline und WebERV) registriert sind, automatisch. Ist bislang keine Registrierung anderswo erfolgt, muss eine Neuanmeldung vorgenommen werden; dies geschieht über das Unternehmensserviceportal, kurz USP, abrufbar unter www.usp.gv.at.

Für die erfolgreiche Anmeldung muss die E-Mail-Adresse angegeben werden, an welche die elektronischen Verständigungen über neue Zustellungen übermittelt werden sollen. Zudem muss ein sogenannter „Postbevollmächtigter“ im System eintragen werden, der für die Abholung der Zustellungen innerhalb des Betriebs zuständig ist.

Änderungen oder Ergänzungen können im USP laufend gemacht werden – unter dem Menüpunkt „Mein Postkorb“ können auch weitere Einstellungen getroffen werden, wie bspw. allfällige Abwesenheiten eingetragen und Zustellvorgänge diesbezüglich angepasst werden.

4. Und was, wenn nicht?

Der Gesetzgeber hat bislang von der Verhängung von Strafen abgesehen, wobei dies nichts daran ändert, dass die Implementierung der eZustellung von den betroffenen Unternehmen verpflichtend vorzunehmen ist. Dies dient auch zum eigenen Vorteil, denn die Umstellung auf die eZustellung vereinfacht Prozesse und Abläufe im Alltag wesentlich: So sind Schriftstücke von Bundesbehörden, wie etwa von den Bundesministern, nicht mehr bei der jeweiligen Filiale der Post abzuholen (Entfall des „gelben Zettels“) und Poststücke können ohne Bindung an Öffnungszeiten jederzeit „abgeholt“ werden. Zudem soll der elektronische Postkorb auch durch weitere Vereinfachungen wie die Anwendbarkeit der Handy-Signatur / Bürgerkarte sicher, und sogar SPAM-frei sein. All dies, ohne dass für die Nutzung der eZustellung zusätzliche Kosten für die teilnehmenden Unternehmer anfallen.

Kurzum: Registrieren Sie sich jetzt und profitieren Sie vom zeitgerechten Umstieg in den elektronischen Postverkehr für Unternehmen.

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